„Das war die Ausgangslage für den Ausgangsrechnungslauf. Der Prozess war früher stark papierlastig und führte zu hohem Aufwand und vielen Medienbrüchen:
- Ausdrucke,
- manuelle Kontierung,
- tackern und Tackernadel wieder entfernen,
- handschriftliche Unterschriften und
- Ablage.
Aus optischen Gründen wurde auf blaues Papier gedruckt, damit auf einen Blick erkennbar war: Hier wird Geld eingenommen bzw. hier hängt eine Ausgangsrechnung dran. Bei uns in Taucha war daher der Prozess intern als "Blaue Fahne" bekannt.
Seit Anfang diesen Jahres wickeln wir unseren Ausgangsrechnungsprozess vollständig digital ab. Die frühere papiergebundene Kontierungs- und Unterschriftenstrecke wurde durch einen durchgängigen digitalen Workflow ersetzt. Unser DMS Winyard und das Finanzverfahren H2R (Saskia) spielen dabei eine tragende Rolle und die enge Zusammenarbeit mit KISA hat zum Erfolg beigetragen.
Heute läuft der Prozess so:
- Rechnungen werden ohne Unterschriften digital erstellt.
- Die Dokumente gelangen in den Workflow von Winyard.
- Die Finanzbuchhaltung prüft, zeichnet an und bucht digital in H2R.
- Ale Unterlagen werden revisionssicher im DMS abgelegt und aufbewahrt.
Das Ergebnis: Ein vormals analoger Kernprozess ist heute vollständig digital, verursacht keine Papierablage mehr und spart spürbar Zeit in allen beteiligten Bereichen. Das blaue Papier gehört auch der Vergangenheit an und ist allenfalls noch eine nette Anekdote.
Smart und effizient. Finden (fast) alle gut. Und da freut sich auch der Digi-Norman.“
Zum Freuen hat Digi-Norman auch allen Grund. Immerhin ein weiterer Digitalisierungsbaustein für Taucha ist „gesetzt“. Wir Digital-Lotsen finden: Statt farbiges Papier zu bedrucken, sollten viel öfter Zielflaggen geschwenkt werden, um erfolgreiche – auch kleine – Digitalisierungserfolge zu feiern.
Gern hören wir davon auch im Lotsenfunk auf kommunen.app.
Das Bild in diesem Artikel wurde mit Hilfe von KI erstellt.