Gemeinsamer Standesamtsbezirk Ebersbach-Neugersdorf 

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Die im Jahr 2009 noch bestehenden vier Gemeinden Ebersbach, Neugersdorf, Seifhennersdorf und Leutersdorf liegen im Lausitzer Bergland und damit im äußersten Südosten des Freistaates im Dreiländereck Deutschland-Polen-Tschechien. Mit einer Gemeindegröße von ca. 3.500 bis 7.500 Einwohnern fiel es den beteiligten Gemeinden zunehmend schwerer, die komplexen Anforderungen an die Vorhaltung eines Standesamtes zu erfüllen.

Neben der schon grundsätzlich schwierigen Vorhaltung von mindestens zwei hoch qualifizierten Mitarbeitern pro Gemeinde bei einem Schlüssel von ca. 0,1 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) je 1000 Einwohner, zwang auch die demografische Entwicklung mit dem damit einhergehenden Fachkräftemangel in diesen peripheren ländlichen Räumen zur Suche nach Lösungsmöglichkeiten. Dazu kam, dass sich auch aufgrund der Altersstruktur der Beschäftigten die Personalsituation weiter verschärfen würde. Notfallbestellungen sollten die Ausnahme bleiben.

Hauptziel der interkommunalen Zusammenarbeit ist somit die grundsätzliche Sicherstellung einer rechtssicheren Erledigung der weisungsgebundenen Pflichtaufgaben im Personenstandswesen.

Die Kommunen einigten sich auf die Einrichtung eines gemeinsamen Standesamtsbezirkes gem. § 2 SächsAGPStG mit dann rund 2 VZÄ bei insgesamt vier Mitarbeiterinnen für dann rund 22.000 Einwohner auf ca. 57 km² am Standort Ebersbach-Neugersdorf, der auch Standort eines Krankenhauses mit einer Geburtsklinik ist.

Hierbei mussten insbesondere die folgenden Fragestellungen abschließend geklärt werden:

• Verständigung auf Sitz des Standesamtsbezirkes (diskutierte Kriterien waren z. B. Krankenhausstandort, Einwohnerzahl, Erreichbarkeit, räumliche Gegebenheiten, bestehende Personalausstattung u. a.)
• Verständigung zur Personalausstattung und notwendiger Überleitung Arbeitsverhältnisse in die Dienste der Gemeinde Ebersbach-Neugersdorf begründet durch § 1 Abs. 1 Nr. 1 SächsPStVO (Grundvoraussetzungen war immer die Zustimmung der Mitarbeiter zu einem Arbeitgeber- und Arbeitsortwechsel)
• Verständigung zur sonstigen Ausstattung (Mobiliar/Technik)
• Regelung zur Datenübergabe
• Abrechnungsverfahren und Kostenregelung
• Regelung zu Standorten Trauzimmer in den Gemeinden und Zuständigkeiten zu deren Finanzierung, Vorhaltung und Unterhaltung

Im Bereich der gemeinsamen Finanzierung wurden möglichst transparente und einfache Regelungen gefunden und in regelmäßigen Zeiträumen angepasst. Ab 2023 erfolgt die Erhebung einer Umlage im Ergebnis des tatsächlichen Aufwandes (Personal- und Sachkosten) auf der Grundlage der Einwohnerzahlen. Ein Ausgleich der Über-/Unterdeckung erfolgt im Abrechnungsverfahren. Zusätzliche Aufwendungen außerhalb des vereinbarten Personal- und Sachaufwandes werden anteilig verrechnet.

Sprechzeiten finden ausschließlich am Sitz des Standesamts statt. Es existieren keine Außenstellen. Zusätzliche Trauzimmer und Trauorte können bedient werden. Trauungen durch die Bürgermeister als Eheschließungsstandesbeamten sind bei entsprechender Qualifikation weiter möglich, allerdings nur in der jeweils eigenen Gemeinde.

Aufgrund der Zusammenlegung der Standesämter zu einem gemeinsamen Standesamtsbezirk und weiterer gesetzlicher Regelungen erfolgte ab 2009 auch die Einführung eines elektronischen Registers und von Sammelakten.