KI In den Basiskomponenten Sachsen

Das Beteiligungsportal automatisiert den Prozess mit Hilfe von KI

Die Basiskomponente Beteiligungsportal ist in Sachsen schon seit vielen Jahren ein zentraler Bestandteil moderner Verwaltungsarbeit – zugleich aber immer noch häufig mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Trotz des digitalen Beteiligungsangebotes gehen insbesondere in Stellungnahmeverfahren weiterhin große Mengen an Papier ein. Bei einer Öffentlichkeitsbeteiligung zu einem Regionalplan werden zum Beispiel rund 5000 Stellungnahmen gezählt – und 85 % davon klassisch in Papierform. Diese müssen für die Auswertung und Abwägung ins System gebracht werden. Was folgt, ist eine ressourcenintensive manuelle Nacherfassung, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnen kann.

KI-gestützte Funktionen im Beteiligungsportal übernehmen nun die automatische Erfassung und Auswertung von Stellungnahmen in Beteiligungsverfahren. Egal ob Regionalplanung, Landesentwicklung oder Bauleitplanung – das System verarbeitet eingegangene Dokumente teilautomatisiert und spart damit deutlich Zeit und Ressourcen.

Das Ergebnis aus dem Pilotprojekt spricht für sich

Was früher drei Kolleginnen und Kollegen gemeinsam geschafft haben, erledigt jetzt eine Person alleine – in der gleichen Zeit.

Wie funktioniert das genau?

In unserem Digitalen Frühstück im Februar hat Ralf Pietsch live, wie das Beteiligungsportal ihre Stellungnahmeverfahren unterstützen und Ihre Verwaltung entlasten kann. Kompakt, praxisnah und mit Raum für Ihre Fragen. Hier entlang zur Aufzeichnung

Mehr Infos und Tipps zum Beteiligungsportal finden Sie auf unserer Themenseite zum Beteiligungsportal.

Prozesse dokumentieren, optimieren, kommunizieren – das gehört zum Kern der Verwaltungsdigitalisierung. Doch gerade dieser Schritt kostet Zeit und bindet Ressourcen, die viele Behörden kaum haben. Mit PICTURE nova bringt die PICTURE GmbH nun künstliche Intelligenz direkt in das Werkzeug, das sächsischen Verwaltungen ohnehin vertraut ist.

Der Freistaat Sachsen stellt die Prozessplattform Sachsen als Basiskomponente zur Verfügung – aktuell nutzen bereits mehr als 160 Behörden im Freistaat diese Plattform.Genau hier setzen die neuen KI-Assistenten von PICTURE nova an: Sie sind nahtlos in die Basiskomponente Prozessplattform integriert und stehen damit allen Nutzern direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zur Verfügung.

KI-Assistenten in Picture nova

• Text-zu-Modell Aus Prozessname und Stichworten wird automatisch ein grafisches Prozessmodell (PICTURE-BPMN oder BPMN 2.0) als bearbeitbares Diagramm generiert. Wer diesen Assistenten mal in Aktion sehen möchte darf hier mal lunschen: Video KI-Assistent Text-zu-Modell

•  Modell-zu-Steckbrief Ein bestehendes Prozessdiagramm wird automatisch analysiert und in einen strukturierten Steckbrief mit den relevanten Attributen für das Prozessregister überführt – ohne manuelle Übertragung.

• Rollenspezifische Dokumentation Auf Basis eines Prozessmodells werden zielgruppengerechte One-Pager für jede beteiligte Rolle generiert – mit wählbarem Umfang und Stil, direkt zur Ablage und Verteilung in der Plattform.

• Verbesserungsvorschläge Anhand eines Prozessmodells oder einer kurzen Beschreibung liefert der Assistent praxisnahe Optimierungsempfehlungen und Impulse zu bewährten Praktiken – als Vorbereitung oder direkt im Workshop-Einsatz.

Die Einführung erfolgt schrittweise im Rahmen eines strukturierten Pilotprogramms. Aktuell läuft die zweite Phase der Pilotphase, in der weitere Organisationen Zugang zu den KI-Funktionen erhalten und aktiv an deren Weiterentwicklung mitwirken. Das Entwicklungsteam sucht dabei gezielt den Austausch mit den Teilnehmenden – etwa durch strukturierte Interviews oder kurze Befragungen – um die nächsten Entwicklungsschritte auf die konkreten Anforderungen der Praxis auszurichten.

Für sächsische Behörden, die ihre Prozessarbeit voranbringen und den Mehrwert ihrer Basiskomponente voll ausschöpfen wollen, ist PICTURE nova ein vielversprechender nächster Schritt – ohne Systemwechsel, ohne Zusatzaufwand, direkt aus der Prozessplattform heraus.

Sie möchten informiert bleiben und schnellstmöglich starten? Bei Picture können Sie sich für die nächste Phasen vormerken lassen: Vormerkung für Picture Nova

Auch die Basiskomponente formcycle ist um KI-Funktionalitäten erweitert worden. KI‑Modelle lassen sich nun in Workflows einbinden und steuern Prozesse intelligent, flexibel und vollständig automatisiert – ohne Programmierung.

Durch die KI‑Orchestrierung können je nach Prozessdaten unterschiedliche KI‑Modelle genutzt werden. Das macht Abläufe dynamischer und effizienter. Dank Standardschnittstellen (z. B.: OpenAI, Gemini, Claude, Mistral, IONOS) sowie Integrationen wie MS Entra, JDBC, LDAP, REST, WebDAV, SMTP oder CMIS entstehen nahezu unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten.

Beispiele für den Einsatz

• Analyse von Dokumenten und Formulareingaben
• Automatische Plausibilitätsprüfungen
• Parallele Datenverarbeitung und KI‑gestützte Entscheidungen

Formcycle bleibt dabei maximal flexibel: Sie wählen frei, welche KI‑Systeme – Open Source oder kommerziell – am besten zu Ihren Anforderungen passen, solange sie standardisierte Schnittstellen unterstützen.

Mehr Infos und Tipps zu Formcycle finden Sie auf unserer Themenseite zu der Basiskomponente Formularservice (BaK FS) und im Formcycle Helpdesk

Interessiert? Über dieses Formcycle-Formular könnt ihr euch für die kostenlose Formcycle-Community anmelden: Anmeldung zur Formcycle-Community