Eines erleben wir selbst in unserem Digital-Lotsen-Alltag immer häufiger: Wir suchen den Anwendungsfall, wo uns KI sinnvoll unterstützen kann. KI-Protokollierung ist auch in unseren internen Meetings zum Testfall geworden und wir stehen auch vor den Fragen, wann ist es sinnvoll weiterzumachen und an welchen Stellen müssen wir oder die KI sich anpassen, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
So geht es auch anderen, wie sich schon in der Warm-up-Phase des Erfahrungsaustausches zeigte. Obwohl weniger als die Hälfte der Teilnehmenden selbst Erfahrung mit KI-Protokollierung haben, kam die Diskussion rasch in Gang. Hier konnten natürlich diejenigen mehr sagen, die bereits ein oder mehrere KI-Werkzeuge ausprobiert hatten.
Die erste inhaltliche Überraschung
Das Thema Datenschutz und Risikobewertung zum Einsatz von KI-Protokollierung ist sehr präsent aber keine Einbahnstraße. Häufig hören wir in der Begleitung, dass Datenschutz beim Einsatz der KI als Hürde empfunden wird, und das sagten auch die Teilnehmer des Erfahrungsaustausches (Abb. Aus Menti).
Wie man datenschutzrechtliche Vorgaben bei kommunaler Sitzungsarbeit erfüllen und trotzdem neue technische Werkzeuge einsetzen kann, erfahren Sie auf der Website der Sächsischen Datenschutzbeauftragten. Dort gibt es seit Kurzem einen umfangreichen Fragenkatalog zum Datenschutz bei kommunaler Gremienarbeit mit konkreter Antwort aus Sicht des Datenschutzes. Auch zum Thema KI nimmt die DSB Stellung.
Mit KI Personal einsparen
Einer der Impulsgeber stieß mit seinem Erfahrungsbericht einen zweiten Diskussionsstrang an – über den Sinn, mit KI-Protokollierung Zeit und Personal einzusparen. Dank vieler eigener Praxiserfahrungen kam die Runde zu dem Schluss, dass Sitzungsdienst viel mehr beinhaltet als den Gesprächsverlauf und die Ergebnisse zu dokumentieren. Mit dem Einsatz von KI bei der Protokollierung werden die Mitarbeitenden entlastet und können ihre anderen vielfältigen Aufgaben während einer Sitzung besser wahrnehmen, wie z.B.
- die Sitzungsleitung zu unterstützen oder
- auf adhoc-Änderungen und Anpassungen im Sitzungsverlauf reagieren.
Uns interessiert natürlich auch, was die Community dazu sagt. Digitalisierungsvorhaben werden häufig mit Personaleinsparungen verknüpft. In kommunen.app können Sie die Diskussion der eigenen Erfahrungen fortsetzen.
Akzeptanz in der Führungsetage
In der Nachbereitung des Erfahrungsaustausches haben wir ins teamintern auch noch einmal mit den Erkenntnissen befasst und besonders einen auffälligen Trend diskutiert. Anscheinend braucht es bei KI-Protokollierung keine aufwändige Überzeugungsoffensive bei den Führungskräften. Gemessen an den sonst üblichen Digitalisierungsvorhaben scheinen die persönlichen Erfahrungen der Führungskräfte im Sitzungsgeschäft ausreichend, um den positiven Mehrwert von KI-Protokollierung zu erkennen.
Was die KI-Protokollierung auch zutage fördert: Eine strukturierte und disziplinierte Gesprächsführung ist Bedingung für ein gutes KI-Transkript und eine möglichst effiziente Prüfung durch den Menschen. Gute zielgerichtete Vorbereitung von Terminen, Disziplin und Stringenz bei der Gesprächsführung sowie einen Moderator bzw. eine Moderatorin, welche(r) die Rolle auch ausfüllt, führt wiederum zu guten KI-Protokollen und besseren Besprechungen.
Gesprächsführung ist eine Trainingsfrage
Wer abseits von KI mehr zu effizienten Moderationstechniken lernen möchte, kann auf unser Seminarangebot „Präsentieren und Moderieren“ zurückgreifen. Für den nächsten Kurs am 9. Dezember sind noch Plätze frei und auch in 2027 planen wir wieder Veranstaltungen in dieser Reihe.
Take away für das eigene Einsatzszenario
Für alle, die sich jetzt auch (testweise) mit KI-Protokollierung beschäftigen wollen, haben wir einen kleinen Spickzettel mit wichtigen Fragestellungen zusammengestellt.