Mit dem dortigen Hauptamtsleiter Toni Engelmann, Kämmerin Grit Naujoks und dem IT-Verantwortlichen Jens Merker habe ich mich zu einem Online-Erfahrungsaustausch getroffen. Im Gespräch gab es einen ehrlichen Einblick in ein komplexes Thema. Besonders bemerkenswert: Eine zentrale Komponente, die sächsische Kommunen nachnutzen und in ihre digitalen Antrags- und Bearbeitungsprozesse einbinden können, ist ein wichtiger Baustein. Ob das Gesamtkonstrukt von Onlineantrag und ePayment aber gut ankommt und Verwaltung effizienter macht, hängt an vielen verschiedenen Faktoren.
Die Entscheidung für die Komponente und den richtigen Anwendungsfall ist kein Zufall
In Grimma fiel schon vor einigen Jahren die Entscheidung, für den elektronischen Zahlungsverkehr die Basiskomponente ePayBL zu nutzen. Nachdem man eine Präsentation des landeseigenen IT-Dienstleister SID gesehen hatte, war schnell klar: Die Kostenvorteile, die mit der zentralen Entwicklung der Basiskomponente durch den Freistaat einhergehen, sind ein guter Grund auf ePayBL zu setzen. Als Anwendungsfall für die digitale Bezahlkomponente wurde der Antragsprozess für Geburtsurkunden gewählt. Die hohe Anzahl von ca. 800 Fällen pro Jahr versprach einen spürbaren Effekt – sowohl in der Verwaltung als auch beim antragstellenden Bürger.
Der Gang zum Standesamt entfällt. Antrag stellen und Zahlungsvorgang ausführen, kann der Bürger selbst vornehmen – jederzeit, von überall. Verwaltungsintern können Sachbearbeitung im Standesamt und Bezahlprozess in der Kämmerei digital weiterverfolgt werden. In der Theorie sah dieser Massenprozess wie ein gutes Digitalisierungsprojekt aus, das intern und extern nachvollziehbare Effekte versprach.
Seit 01.10.2025 ist die Onlinebezahlfunktion für Geburtsurkunden nun produktiv und die Nutzerzahlen können sich sehen lassen: Im Zeitraum von Oktober bis Dezember 2025 wurden insgesamt 64 digitale Anträge für Geburtsurkunden eingereicht, wobei 56% dieser Anträge direkt online bezahlt wurden. Im ersten Quartal 2026 stieg die Anzahl der digitalen Anträge auf 100, mit einer Online-Zahlungsquote von 66%. Zunächst war nur die Zahlung mit PayPal möglich. Zwischenzeitlich werden auch Lastschrift und Kreditkarte akzeptiert.
Dass das neue Angebot gut angenommen wird, liegt auch an der strukturierten Art und Weise, wie darüber informiert wurde und wird. Vor dem Start gab es die Bekanntmachung ganz klassisch im Amtsblatt. Im laufenden Verwaltungsbetrieb informiert das Rathaus auf der Website zu den digitalen Anträgen. Egal ob über eine Suchfunktion, die Ämterhierarchie oder die Rubrik "Online Services“ – alle Wege führen zum Online-Antrag für die Geburtsurkunde.
Auch wer nicht online sucht, sondern telefonisch nachfragt, bekommt beim Standesamt die Auskunft, dass man sich den Weg ins Rathaus sparen und die Geburtsurkunde digital beantragen und bezahlen kann.
Bis zur Produktivsetzung gab es bei der Implementierung einige Herausforderungen
Die mit der Zahlungskomponente ePayBL in der einführenden Kommune verknüpften Tätigkeiten und zu treffenden Festlegungen wurden von den Beteiligten als herausfordernd wahrgenommen. Besonders die umfangreichen Checklisten, die es auszufüllen gilt, empfindet man in Grimma als Hürde. Häufig ist unklar, welche Auswirkungen bestimmte Festlegungen in den Checklisten im „Produktivbetrieb“ haben. Hier wünscht man sich eine bessere Interaktion mit dem Dienstleister SID oder eine Standardvorschrift mit Ausfüllhinweisen.
Herr Merker, der diesen Teil der Implementierung auf seinem Tisch hatte, merkte an, dass die verfügbare Testumgebung genutzt wurde. Allerdings hätte er sich mehr spontane Testmöglichkeiten bestimmter Konfigurationseinstellungen gewünscht. Die Testumgebung ist an dieser Stelle zu starr und eine notwendige Rückkopplung bzw. Abstimmungsschleifen mit dem Dienstleister SID werden als zu zeit- und personalaufwendig von Seiten der Kommune bewertet. Mit einer aussagekräftigen Standardkonfiguration und -dokumentation kann der aufwendige Zyklus von „Ausprobieren-Auswerten-Anpassen“ deutlich minimiert werden. Wir Digital-Lotsen haben den Ruf auch schon aus anderen Kommunen gehört, die vor der Anbindung von ePayBL stehen. Zum diesjährigen Netzwerktreffen wollen wir das auch zum Thema machen.
Wie fällt denn nun das Fazit in Grimma aus? Hat sich der Aufwand gelohnt und stimmt die „digitale Rendite“?
Die Einführung des digitalen Antragsverfahrens für Geburtsurkunden bietet einen Mehrwert für die Bürger, da der Prozess deutlich beschleunigt wird und die Bezahlung direkt integriert ist. Der Bearbeitungsaufwand für die beteiligten Fachämter hat sich jedoch nicht signifikant reduziert. Es ist ein zusätzlicher Mehraufwand bei der Verbuchung der Zahlungen entstanden, der aktuell nicht zu einer Zeitersparnis führt. Eine mögliche Lösung könnte darin bestehen, von Personenkonten bei bestimmten Dienstleistungen abzusehen und technische Lösungen zu implementieren, welche die Verbuchung vereinfachen. Somit bietet die derzeitige Lösung verwaltungsintern noch keine Ende-zu-Ende-Digitalisierung, die auch in der Sachbearbeitung einen positiven Effekt erzielt.
Ganz anders sieht das bei den Bürgern aus. Das zeit- und ortsunabhängige Angebot eines medienbruchfreien Antrags- und Bezahlungsprozesses wird gut angenommen. Auch über den Anwendungsfall Geburtsurkunde hinaus kommt das digitale Bestellen und Bezahlen für Bewohnerparkausweise und Ticketverkäufe für Veranstaltungen in Grimma zum Einsatz. Die Touristeninformation hat bereits erfolgreich Online-Anmeldungen und Zahlungen für Führungen angeboten. Allein bei Stadtführungen liegt der Anteil der Online-Buchungen bei zwei Dritteln.
Alles in allem ist das ein guter Start mit wertvollen Hinweisen, wie die Basiskomponente ePayBL noch besser genutzt werden könnte. Wir hoffen, dass auch in Grimma noch weitere Anwendungsbeispiele folgen.
Ganz herzlich danken wir Herrn Engelmann, Frau Naujoks und Herrn Merker für das Gespräch und die ehrlichen Einblicke.
Sie haben Fragen zur ePayBL-Einführung oder wollen Ihre eigenen Erfahrungen teilen?
Kommen Sie gern auf uns Digital-Lotsen-Sachsen zu oder nutzen Sie die KI - im Sinne der "Kollektiven Intelligenz" auf kommunen.app.
Das Titelbild zu diesem Artikel wurde mit Hilfe von KI erstellt.