Die Basiskomponente BaK ZV ePayBL ist seit vielen Jahren ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in Sachsen. Sie ermöglicht die Integration verschiedener Online-Zahlungsverfahren in digitale Verwaltungsprozesse und schafft damit die Grundlage für eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung. Dennoch zeigt die Praxis, dass insbesondere kleinere Kommunen die Basiskomponente bislang noch nicht flächendeckend einsetzen. Obwohl bereits umfassende Handreichungen und Unterstützungsangebote zur Verfügung stehen, besteht häufig Unsicherheit bei der konkreten technischen und organisatorischen Umsetzung einer Anbindung an bestehende Fachverfahren.
Ziel des Pilotprojekts: ePayBL "Schritt für Schritt"
Genau hier setzt unser Pilotprojekt an. Ziel ist es, gemeinsam mit einer Kommune den vollständigen Einbindungsprozess praxisnah zu begleiten und daraus einen konkreten Handlungsleitfaden zu entwickeln. Dieser soll künftig allen Kommunen als verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung dienen und den Weg zur erfolgreichen Nutzung der BaK ZV ePayBL deutlich erleichtern.
Projektstart mit der Gemeinde Mülsen
Am 5. August fiel gemeinsam mit der Gemeinde Mülsen der Startschuss. Im Fokus steht die Anbindung einer digitalen Gewerbeanmeldung über das Fachverfahren VOIS | GESO in Verbindung mit der Finanzsoftware H&H proDoppik. Bereits die ersten Projektwochen haben gezeigt, dass sich die notwendigen Vorbereitungen strukturiert und ohne größere Hürden umsetzen lassen. Durch die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten konnten die einzelnen Schritte zügig abgearbeitet werden.
Die ersten Schritte
Folgende Aktivitäten wurden bereits erfolgreich durchgeführt und Meilensteine erreicht:
1. Kennenlernen der Basiskomponente
Zu Beginn stand die Auseinandersetzung mit den Funktionen und Möglichkeiten der BaK ZV ePayBL im Mittelpunkt. Dabei wurden die grundlegenden Abläufe und Voraussetzungen für die spätere Anbindung in einem Onlinetermin vorgestellt und gemeinsam erörtert.
2. Vorbereitung auf das Erstgespräch mit dem SID
Im nächsten Schritt wurden die relevanten Rahmenbedingungen geklärt:
- Auswahl des anzubindenden Fachverfahrens
- Festlegung der gewünschten Zahlungsmethoden
- Benennung der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
- Aufnahme der IST-Prozesse
- Definition der zukünftigen SOLL-Prozesse
3. Erstgespräch mit dem SID
Das anschließende Abstimmungsgespräch (online) verlief konstruktiv und zielorientiert. Offene Fragen konnten schnell geklärt und die weiteren Schritte gemeinsam abgestimmt werden.
4. Beantragung der ePayBL-Nutzung
Das erforderliche Formular zum Vertragsabschluss für die Nutzung der ePayBL wurde vorbereitet und eingereicht.
5. Einrichtung der PayPal-Konten
Ebenso unkompliziert verliefen die Erstellung und Einrichtung des PayPal-Händlerkontos sowie des zugehörigen Verwaltungskontos.
6. Rahmenvertrag mit dem Zahlungsverkehrsprovider
Ein weiterer wichtiger Schritt war das Ausfüllen (mit dem SID) der Unterlagen für den Rahmenvertrag mit dem Zahlungsverkehrsprovider.
7. Mandantenkonfiguration
Abschließend wurde die Mandantenkonfiguration (mit SID) vorbereitet und eingereicht, sodass die technischen Voraussetzungen für die nächsten Projektphasen geschaffen werden konnten.
Ausblick: Jetzt beginnt die praktische Umsetzung
Nach Abschluss der organisatorischen und administrativen Vorbereitungen startet nun die technische Umsetzungsphase des Pilotprojekts.
Zu den nächsten Schritten gehören insbesondere:
- Erstellung und Einbindung der erforderlichen Zertifikate
- Einrichtung der technischen Kommunikationswege
- Anbindung der Schnittstellen zwischen VOIS | GESO, H&H proDoppik und der BaK ZV ePayBL
- Konfiguration der Zahlungsprozesse
- Durchführung von Funktionstests und Integrationstests
- Prüfung des vollständigen End-to-End-Prozesses von der Antragstellung bis zur Verbuchung des Zahlungseingangs
Die bisherigen Erfahrungen stimmen alle Beteiligten sehr positiv. Die vorbereitenden Schritte konnten planmäßig und ohne nennenswerte Hindernisse umgesetzt werden. Damit ist eine solide Grundlage für die nun folgende technische Integration geschaffen.
Wir Digital-Lotsen werden den weiteren Projektverlauf begleiten und die gewonnenen Erkenntnisse dokumentieren. Ziel bleibt es, am Ende einen praxiserprobten Leitfaden bereitzustellen, der künftig auch anderen Kommunen den Einstieg in die Nutzung der BaK ZV ePayBL erleichtert und den Aufwand für die Umsetzung deutlich reduziert.
Ein großes Dankeschön an Maik Wechler, den Basiskomponentenverantwortlichen beim SID, der mit seiner Kompetenz und Erfahrung diesen Weg erst möglich macht!
Weitere Informationen zur BaK ZV und ePayBL auf der Themenseite: BaK ZV (ePayBL)