„Die große Kreisstadt Niesky nutzt für die Verwaltung ihrer drei Friedhöfe seit 2021 die Software MyHades. Bei der damaligen Umstellung zu diesem Programm wurden die Stammdaten der alten Software nicht in die neue Software übertragen. Diese Daten wurden händisch in einem Zeitraum von einem Jahr aufwendig nachgepflegt. Was zum einen wahrscheinlich eine enge Bindung zur neuen Software MyHades geschaffen hat, hat zum anderen - und dies ist noch viel wichtiger - sich tief in das Gedächtnis der Mitarbeiter eingebrannt: Die händische Datenübernahme. Bei Überlegungen zu weiteren Softwarewechseln ist dieses „Handwerk“ sofort allen in Erinnerung.
Weniger ist mehr – zumindest in der Theorie
Im Zuge der Digitalisierung und auf der Suche nach Einsparmöglichkeiten haben wir in Niesky geprüft, welche Programme wir aktuell in der Stadtverwaltung nutzen. Dabei tauchte auch die Frage auf: Welche Programme oder welche Fachanwendungen können mit einer anderen Software oder einem anderen Programm gleich mit abbilden? Auf diesem Weg könnte man die Anzahl der Anwendungen – und somit auch die Kosten – reduzieren.
So rückte auch MyHades irgendwann in den Fokus der „Ermittlungen“. Das Ergebnis war überraschend eindeutig: Die ältere Software, die in der Verwaltung bereits für andere Bereiche im Einsatz ist, bietet ebenfalls die benötigten Funktionen.
Für uns als Planer lagen die Vorteile klar auf der Hand: Die Lizenzkosten für MyHades würden entfallen, und das bewährte Programm könnte wieder für die Friedhofsverwaltung genutzt werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Rückkehr zur früheren Lösung: Die Schnittstelle zum Kassenprogramm – die bei MyHades nie eingerichtet worden war – hatte seinerzeit einwandfrei funktioniert.
Damit war die Entscheidung schnell getroffen. Doch dann fehlte noch ein entscheidender Schritt: die Kollegin aus der Friedhofsverwaltung ins Boot zu holen damit alle an einem Strang ziehen und der Wechsel zügig umgesetzt werden könnte. .
Die Herausforderung: Mitarbeiter überzeugen
Leider oder aus heutiger Sicht - zum Glück - war die Kollegin alles andere als begeistert von dem Gedanken. Sie hatte die Friedhofsverwaltung erst mit der Einführung von MyHades übernommen und das Vorgängerprogramm nie selbst genutzt. Positive Erinnerungen daran? Keine. Was sie stattdessen sehr wohl in Erinnerung hatte: ein Jahr manuelle Dateneingabe. Und aus ihrer Sicht erfüllte MyHades alle Anforderungen, die der Arbeitsalltag stellte. Warum also erneut wechseln, wenn kein wirklicher Leidensdruck bestand?
Sie brachte zudem einen konstruktiven Gegenentwurf ins Spiel: Die fehlende Schnittstelle zum Kassenprogramm – die bei MyHades bis heute nicht eingerichtet worden war – endlich umzusetzen, anstatt Zeit und Ressourcen in eine Rolle rückwärts zu investieren – und womöglich erneut Daten manuell übertragen zu müssen?
Trotzdem wollte das Planungsteam die Idee nicht aufgeben. Die Meinung blieb: Die Kollegin kannte die Vorzüge des anderen Programms schlicht nicht aus eigener Erfahrung. Also reifte ein neuer Plan – sie sollte von den Vorteilen überzeugt werden. Am besten durch jemanden, der es selbst erlebt hatte.
15 Minuten, die alles veränderten
Nach einigen Anrufen hatten wir eine Nachbarstadt ausfindig gemacht, die denselben Wechsel von MyHades zur anderen Software bereits vollzogen hatte. Termin vereinbart, Plan klar: Die dortigen Kolleginnen und Kollegen würden von ihren positiven Erfahrungen berichten – und unsere Kollegin wäre überzeugt. So einfach sollte es sein.
Kurz vor Weihnachten fuhren wir zur anderen Stadt. Noch bevor die Begrüßungsrunde abgeschlossen war, hatte sich der Plan zerschlagen. Die zuständigen Mitarbeiterinnen dort ergriffen das Wort – und ließen es rund 15 Minuten nicht mehr los. Sie schilderten uns in aller Ausführlichkeit:
- was mit der Software alles nicht funktioniert,
- was mit MyHades deutlich besser gewesen war und
- was nach über drei Jahren noch immer nicht rund läuft.
Der Termin ging etwas länger, wir hatten einen sehr guten Austausch. Aber eigentlich war nach den ersten 15 Minuten schon klar: Unsere schöne Überzeugungsstrategie hatte sich in Luft aufgelöst.
Während ich mit der Kollegin aus der Friedhofsverwaltung zum Auto lief – wir hatten beide nun lange Gesichter - war klar: Ein neuer Plan muss her. Eine Umstellung bei uns können wir so nicht durchführen.
Der Umweg führte ans Ziel
Auf dem Rückweg fiel mir eine E-Mail ein, die uns MyHades einige Wochen zuvor geschickt hatte: ein Hinweis auf die Weiterentwicklung zur neuen Version HadesX. Hatte der Anbieter nachgezogen – mit einer modernisierten Lösung, die vielleicht näher an den Anforderungen der Kunden war? Wo war diese Mail geblieben? (Vielleicht im DMS abgelegt – aber das ist eine andere Geschichte.) Auf dem Rückweg von diesem eher traurigen Termin, sprach ich diesen Gedanken gegenüber meiner Kollegin im Auto laut aus und siehe da. Ihr fiel ein Stein vom Herzen und Weihnachten – und wahrscheinlich auch die ihr vertrautere Software - waren gerettet.
Die folgende Präsentation von HadesX war ein Selbstläufer. Die neuen bzw. erweiterten Funktionen decken alles rund um die Friedhofsverwaltung ab. Hier nur einige wenige Beispiele zu den neuen Möglichkeiten:
- Ein Terminkalender für Bestatter ist jetzt inkludiert; diesen hatten wir bisher parallel in einer anderen Software genutzt.
- Grabflächen können wie in einem GIS angelegt werden und sind sofort als Grabstelle für die Dateneingabe nutzbar.
- Durch die neue Webanwendung können Bilder von den Gräbern über das Tablet gemacht werden und sind mit der Grabstätte direkt verbunden.
Was wirklich zählt, steht nicht im Kostenplan
Aus der ursprünglichen Idee, reine Kosten für monatliche oder jährliche Softwaregebühren zu sparen, ist leider nichts geworden. Diese Ersparnis werden wir aber durch die effektivere Nutzung von HadesX am Ende ausgleichen können. Unbezahlbar hingegen ist die Motivation der Kollegin, die mit dem neuen System jetzt prima arbeiten kann. Wir hätten uns auch an ihrem Widerstand die Zähne ausbeißen oder auf Konfrontation gehen können. Für ein gutes Miteinander und eine Nutzen- und Nutzerorientierte Digitalisierung ist Kommunikation und eine offene Haltung jedoch das A und O. Meine wichtige Erkenntnis im Zuge des geschilderten Projektes: Geht auf Eure Kolleginnen und Kollegen ein. Haltet nicht starr an Plänen fest, wenn sich eine neue Lage ergibt.
Denn: Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt."
Vielen Dank lieber Rico Eberhardt für diesen ehrlichen Einblick in den Digitalisierungsalltag einer Kommune.
Liebe Leser, sie fanden diese Geschichte inspirierend? Haben Sie auch erzählenswerte Erfahrungen oder Best Practices aus der Digitalisierung zu teilen? Das Netzwerk der Digital-Navigatoren in Sachsen freut sich auf den Austausch und neue Perspektiven. Schreiben Sie uns gern Ihre Geschichte an: digital-lotsen@ssg-sachsen.de oder über unser Kontaktformular