Digital-Lotsin Isabel begleitet Boxberg schon seit vielen Monaten. Digital-Navigator Christoph ist sehr engagiert und bringt Thema um Thema voran – vielleicht erinnert sich die eine oder der andere an die „Handlungsempfehlung zur Digitalisierung“. Christoph erkannte, dass das vorhandene DMS in einer Sackgasse steckte und die Facharbeit in den Ämtern der Gemeindeverwaltung nicht wirklich sinnvoll unterstützen konnte. Deshalb lud er die Führungskräfte und Digital-Lotsin Isabel zum Workshop „Alles in Ordnung mit dem DMS!?" in die Stadtverwaltung Boxberg ein. Unsere DMS-Expertin Susann wurde für ihren fachlichen Impuls live aus Leipzig zugeschaltet, was sehr gut funktionierte!
Susann erinnerte zu Beginn an die Grundsätze der Schriftgutverwaltung und ging in ihrem Impuls dann auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung, ORABA, den Lebenszyklus von Schrift-gut und den Ordnungsrahmen ein. Alles Dinge, die Grundlage einer ordnungsgemäßen Aktenführung sind – egal, ob mit Papierakten oder digital mit einem DMS gearbeitet wird. Besonders wertvoll war der Austausch mit den Amtsleitern. Schnell wurde klar, dass zunächst eine einheitliche Ausgangslage geschaffen werden sollte. Herausgearbeitet wurde, dass Projektschritte gemeinsam festgelegt und unter Koordination der noch zu bestimmenden Projektleitung angegangen werden sollen.
Das war auch das Ziel des Workshops: Bewusstsein für die organisatorischen Grundlagen schaffen und einen Plan entwickeln, wie das Projekt DMS-Nutzung und damit die Umstellung auf elektronische Schriftgutverwaltung und die Einführung der E-Akte strukturiert werden sollte.
Die Teilnehmer waren am Ende dieses Tages motiviert, gemeinsam die nächsten Schritte zu gehen. Sie werden mit dem Ergebnis des Workshops, einer „Landkarte", die diese nächsten Schritte aufzeigt, benennt, was zu entscheiden ist, und auf Risiken hinweist, den Weg zum Nutzen stiftenden DMS gehen können. Isabel und Susann sind zuversichtlich, dass sich das neu aufgestellte Projektteam an diese Methodik hält und Christoph bald über einen „Zwischenerfolg" bei der Arbeit mit dem DMS berichten kann.
Christoph klang am Ende des Workshops in Boxberg zuversichtlich. Hier können Sie selbst hören, was er Isabel als Resümee mitgegeben hat: