Der Lebenszyklus von behördlichem Schriftgut
Behördenschriftgut ist die Basis des Verwaltungshandeln und muss nachvollziehbar und rechtssicher aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Papierschriftgut als auch für elektronisches Schriftgut. Allerdings darf das Schriftgut von der Behörde nicht zeitlich unbegrenzt vorgehalten werden. Es hat einen Lebenszyklus.
Am Anfang – in der sogenannten aktiven Phase – kommt Schriftgut beispielsweise über Eingangskanäle in die Verwaltung oder wird dort – meist elektronisch – erstellt. Dann wird das Schriftgut bearbeitet und der zugrundeliegende Geschäftsvorfall zu einem Ergebnis geführt. Das kann ein Bescheid oder ein Ausgangsschreiben mit einer Stellungnahme oder offiziellen Auskunft sein. Damit endet die Bearbeitung und somit auch die aktive Phase.
Um in die passive Phase überzugehen, muss am Schriftgut eine sogenannte Schlussverfügung angebracht werden. Diese signalisiert nachvollziehbar, dass die Bearbeitung (zunächst) abgeschlossen ist.
Eine typische Schlussverfügung für Dokumente bzw. Dateien ist „zum Vorgang nehmen“ oder „zu den Akten“. Es empfiehlt sich, die Schlussverfügung regelmäßig nach Ende der aktiven Bearbeitung sofort anzubringen. Alternativ können zu einem Stichtag alle Vorgänge in der eigenen Federführung dahingehend überprüft werden, ob sie eine Schlussverfügung haben. Die Schlussverfügung hat eine wichtige Bedeutung in Bezug auf den Lebenszyklus des Schriftgutes.
Erst wenn die Schlussverfügung erledigt ist, beginnt die hinterlegte Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut zu laufen. Die Phase der Langzeitspeicherung oder Aufbewahrung für die Dauer der festgelegten Aufbewahrungsfrist beginnt.
Achtung: Diese Phase ist nicht zu verwechseln mit Archivierung!
In der passiven Phase – während der Langzeitspeicherung – kann das Schriftgut jederzeit wieder aufgeschlossen, also die Schlussverfügung aufgehoben, werden. Dies sollte aus Nachvollziehbarkeitsgründen immer mit einer entsprechenden Begründung vermerkt werden. Mit dem „Aufschließen“ geht das Schriftgut zurück in die aktive Phase.
Ist der Grund für das Aufschließen nicht mehr vorhanden bzw. die erneute Bearbeitung beendet, muss erneut eine Schlussverfügung angebracht werden. Damit beginnt die Aufbewahrungsdauer erneut von Beginn an zu laufen. Das bedeutet: Durch das Aufschließen von Schriftgut wird die hinterlegte Aufbewahrungsfrist nicht unterbrochen sondern zurückgesetzt. Üblicherweise beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Wird das Schriftgut während der Aufbewahrungsfrist nicht erneut aufgeschlossen, muss nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist das Schriftgut ausgesondert werden.
Alle zur Aussonderung vorgesehenen Schriftgutobjekte müssen bewertet werden.
Achtung: Die Bewertungsentscheidung kann nicht von der Behörde getroffen werden! Dies übernimmt die für die Behörde zuständige archivfachliche Stelle.
Die Bewertungsentscheidung kann lauten: Vernichten oder Archivieren.
Bei „Vernichten“ wird das Schriftgut an die Behörde zurück übergeben und diese muss für die vollständige Vernichtung sorgen. Bei „Archivieren“ müssen alle zugehörigen Schriftgutobjekte vollständig an die archivfachliche Stelle übergeben werden. Diese sorgt dann dafür, dass das Schriftgut zeitlich unbefristet aufbewahrt wird und zugänglich bzw. lesbar bleibt.
In beiden Fällen darf bei der Behörde derart ausgesondertes Schriftgut nach der Bewertungsentscheidung nicht mehr aufbewahrt werden.