Alles in Ordnung mit dem DMS!?
Wie bringt man die Menschen, die in der Verwaltung arbeiten dazu, mit der E-Akte erfolgreich und effizient zu arbeiten? Am 16.05.2025 nahmen wir in unserem Digitalen Frühstück das Thema Akzeptanzmanagement genauer unter die Lupe – und zwar anhand eines Anwendungsfalls, den uns viele Digital-Navigatoren immer wieder schildern. Dabei sprachen wir über 2 Szenarien - zum Einen den Start mit dem DMS, zum Anderen ein "festgefahrenes" DMS-Projekt.
In einem länger als gewöhnlichen Impuls stellten Isabel und Susann drei "Weisheiten" für gutes Veränderungsmanagement vor. Den Mitschnitt gibt es hier zum Nachschauen. Anschließend ging es im Dialog in den konkreten Anwendungsfall.
Was kann man tun, wenn man ein DMS erfolgreich einführen will und wie stellt man von Anfang an sicher, dass das System dann auch genutzt wird?
Hier sind noch einmal die wichtigsten Tipps, die es zu beachten gilt:
- Ist-Analyse und Soll-Konzept der Schriftgutverwaltung
- Echte MEHRWERT-Argumente sammeln
- Einfache, relevante und wiederkehrende Kommunikation planen und umsetzen (mindestens alle drei Monate)
- Mitmacher/Promotoren finden und zu „Lautsprechern“ machen
Viele von den Digital-Navigatoren erzählen uns auch, dass ein DMS bereits beschafft und eingeführt wurde, es aber von wenigen (richtig) genutzt wird. Auch mit diesem Fall haben wir uns im Digitalen Frühstück beschäftigt.
Der größte Unterschied ist, dass man bei einem bereits eingeführten DMS den Ursachen auf den Grund gehen muss, warum es so wenig genutzt wird. Eine ausführliche Analyse – besonders auch der organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte – ist unerlässlich. Die Checkliste, die alle nutzen sollten, die noch nicht eingeführt haben, gilt dann also auch für diesen Fall. Vielleicht war der größte Fehler bei der Einführung, dass zu wenig Organisationsrelevantes im Einführungsprojekt eine tragende Rolle gespielt hat?
Hier die wichtigsten Tipps für ein „festgefahrenes“ Projekt:
- Ausführliche Ist-Analyse des bisherigen Projekts und der Lücke zwischen Geplantem und bisher Erreichtem (GAP-Analyse)
- das Projekt anders benennen und ggf. die „Gesichter“ des bisherigen Projektes austauschen
- Parallelwelt abschaffen, d.h. eine verbindliche Festlegung treffen, wie und ab wann ausschließlich mit dem System gearbeitet wird und Alternativablagen abschalten
- Einfache, relevante und wiederkehrende Kommunikation planen und umsetzen (mindestens alle drei Monate eine Kommunikationsmaßnahme)
Der wichtigste Satz zum Schluss:
Die Einführung von E-Akte bzw. elektronischer Vorgangsbearbeitung ist ein Organisationsprojekte und keine reine Softwareeinführung.
Eine Kurzzusammenfassung mit Tipps und Tricks aus dem Digitalen Frühstück findet ihr in dieser Folge von „3 Fragen zu“. Einfach mal reinhören!