Nachdem seit dem 15.05.2025 das Elternportal KIVAN zur digitalen Anmeldung für einen Kindergarten- und Hortplatz ganz bequem von zu Hause aus erledigt werden kann, gibt es nun auch eine Erleichterung im Bereich Hort. Im Oktober dieses Jahres wurde dort das digitale Anwesenheitsbuch HortPro eingeführt. Wie auch schon bei KIVAN war hier Frau Moser, Sachbearbeiterin für Soziales, Kindergärten und Schulen in der Stadt Böhlen, federführend. Sie hat sich sehr engagiert, HortPro zu einem wertvollen nutzenstiftenden Werkzeug zu machen.
Die Software bildet die bisher händisch geführten Gruppenbücher, die Anwesenheitslisten und auch die allseits bekannte „Zettelwirtschaft“ digital ab. Für die Umsetzung und Nutzung wurden von der Stadt Böhlen zehn Tablets sowie Zubehör für die Mitarbeiter des Böhlener Hortes "Pfiffikus" angeschafft. Diese haben nun die Möglichkeit, die Kinder, die nach dem Unterricht in den Schulhort kommen, digital zu erfassen und bei Verlassen des Hortes sie auszutragen. Weiterhin gibt es für jedes Kind, das den Hort besucht, ein individuelles Profil, in dem z. B. Kontaktdaten oder Abholberechtigungen hinterlegt sind - wichtige Informationen für den Hortalltag, die jetzt allen Betreuern aktuell und schnell zur Verfügung stehen.
Auch das Versendens von Info-E-Mails zu Veranstaltungen, Terminen und Ferienangeboten entfällt und kann zentral über das System erfolgen. Hier hilft das digitale Werkzeug auf jeden Fall, um den Betreuern das Arbeiten und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Alle Infos sind für die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten in einer App, die sie ganz einfach auf ihr Smartphone laden können, jederzeit einsehbar. Auch das Abmelden und die Erteilung von Abholberechtigungen werden für die Eltern deutlich vereinfacht.
Kurz anmelden und angeben, wer das Kind abholen darf oder bestätigen, dass das Kind nicht kommt, sei es aufgrund von Krankheit, Urlaub oder sonstigen Gründen - eine Mitteilung über die App reicht aus, um dies zu bestätigen. So entfallen z. B. Anrufe, bei denen man immer wieder auf besetzte Leitungen trifft, handgeschriebene Abholberechtigungen oder das Dilemma, wenn jemand das Kind abholen soll, weil man selbst oder die jeweils angegebenen abholberechtigten Personen kurzfristig verhindert sind und für diese Person keine Abholvollmacht hinterlegt ist.
Mit der Software für den Hort ergibt sich für die Verwaltung und die betroffenen Bürger eine Win-win-Situation. Frau Moser beschreibt die Arbeit mit dem neuen Programm so: "HortPro soll Erzieherinnen und Erzieher, Eltern und Verwaltung bisherige Arbeitsschritte vereinfachen und verkürzen. Es ist einfach zu bedienen und übersichtlich. Sowohl die Eltern als auch die Erzieherinnen und Erzieher haben die Kontrolle über die versendeten Informationen, da alles im System gespeichert und dokumentiert wird. Für das Hortpersonal, die das Programm letztendlich nutzen, gab es eine Einweisung in HortPro und in die vorprogrammierten Tablets. Wir möchten jeden auf dem Weg der Digitalisierung mitnehmen, ob alt oder jung und niemandem das eingeführte Programm überstülpen.“ Das scheint bisher gut in Böhlen zu funktionieren.