Große volle Aktenschränke, viele Aktenordner, Dokumente und ganz viel Kaffee! Das ist ein häufiges Bild, das man mit einer Verwaltung verbindet. Aber grundsätzlich ist sie eines! Ein essentieller Bestandteil für das Funktionieren und Bestehen einer Kommune. Ich konnte im Bereich Finanzen und Organisation die unterschiedlichen Fachbereiche, wie die Geschäftsbuchhaltung, Kasse, EDV, Personal und Fördermittel näher kennenlernen.
Kurze Daten und Fakten zu Ottendorf-Okrilla
Es arbeiten 40 Mitarbeiter in der Kernverwaltung und weitere 160 Mitarbeiter in den kommunalen Einrichtungen (Bauhof, Grundschulen usw.) der Gemeinde. Ottendorf-Okrilla besteht aus den 4 Ortsteilen Ottendorf-Okrilla, Medingen, Grünberg und Hermsdorf.
Wichtige Erkenntnisse, die ich aus dieser Zeit mitnehme:
Eine breite Palette an Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Eine wichtige Erkenntnis, die ich aus dieser Zeit gewinnen konnte, ist, dass Mitarbeiter in einer kommunalen Verwaltung eine breite Palette an Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen. Gesetzes- oder Verordnungsänderungen ziehen Änderungen in der täglichen Arbeit nach sich. Oft steht kein zusätzliches Personal für neue Aufgaben zur Verfügung. Mitarbeiter sind oft Generalisten und bearbeiten einige zum Teil sehr unterschiedliche Themen.
Kleine Kommune bedeutet personengebundene Kompetenzen
Ein Schlüsselsatz, der mir im Kopf geblieben ist, dass “kleine Kommunen oft auch personengebundene Kompetenzen” bedeuten. Es existieren oft Schlüsselpersonen innerhalb einer Verwaltung, mit denen ggf. auch das Wissen verloren geht, dass eine neue Nachfolge nur schwer kompensieren kann. Im operativen Geschäft bleibt oft keine Zeit, das Wissen gut zu strukturieren und zu dokumentieren. Niederschwelliges Wissensmanagement und der Bedarf Wissen intern weiterzugeben, steigt.
Verwaltungshandeln ist eine Gemeinschaftsaufgabe
Gegenseitiges Vertrauen ist ein wichtiger Bestandteil in den Arbeitsprozessen innerhalb der Verwaltung. Sei es, dass wichtige Schlüsselpersonen durch Elternzeit oder andere Gegebenheiten einige Wochen oder Monate ausscheiden, und wichtige Aufgaben von anderen in dieser Zeit mit übernommen werden müssen. Vertrauen ermöglicht, Entscheidungen schneller zu treffen, da Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen vorangegangene Prozesse und Aufgaben nachzukontrollieren.
Welchen Mehrwert kann ich für meine Arbeit als Digital-Lotsin ziehen?
Der Mehrwert, der sich für meine Arbeit ergibt, ist zum einen, dass ich die Lebenswelt der Digital-Navigatoren, die wir betreuen, besser nachvollziehen kann. Ich konnte erleben, mit welchen komplexen Herausforderungen Kommunen konfrontiert sind, welche Schmerzpunkte im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung vorliegen und wie die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen funktioniert. Ebenfalls nehme ich die Erkenntnisse, die ich sammeln konnte mit in unsere Arbeit auf. Ich wurde bestätigt, dass es eine zentrale Aufgabe der Digital-Lotsen ist, niederschwellige Werkzeuge zu suchen bzw. zu entwickeln, die die Kommunen auf dem Weg zur Verwaltungsdigitalisierung unterstützen. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie sich gut in das operative Tagesgeschäft integrieren lassen. Darüber hinaus werde ich noch einige weitere Impulse in das Digital-Lotsen-Team hineintragen. Ich bin sehr dankbar, dass ich diese Erfahrung machen konnte und danke allen Beteiligten.