Die Anforderungen an Städte und Gemeinden, ihre Aufgaben effizient, bürgerfreundlich und in hoher Qualität zu erfüllen, steigen kontinuierlich. Das Ziel muss es also sein, die Verwaltungen zu modernisieren. Die Leistungsfähigkeit muss erhalten und ausgebaut werden, damit auf gesellschaftliche Veränderung reagiert und diese aktiv mitgestaltet werden kann.
Es gilt, Verwaltungsprozesse zu ermitteln und zu optimieren, um danach möglichst medienbruchfreie Serviceleistungen für alle Bürger und Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit aller staatlichen Ebenen verbessert werden. Zu einer verstärkten Digitalisierung gehört dabei neben der Bereitstellung und Nutzung von Hard- und Softwarelösungen immer auch eine erste Bestandsaufnahme und Analyse aller internen und externen Verwaltungsprozesse sowie deren Überprüfung auf Effektivität und Effizienz.
Digitalisierung ist im Bereich interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) sowohl ein Grundsatz- als auch ein Querschnittsthema. Es muss immer bei der Umsetzung von konkreten IKZ-Vorhaben als „Werkzeug“ mitbetrachtet werden. Gleichzeitig ist es aber auch sinnvoll, das Thema vorab und übergeordnet zu betrachten und aus dem Oberthema „Digitalisierung“ nachgelagert konkrete IKZ-Vorhaben abzuleiten.
Gemeinsamer Technischer Umsetzungsplan IT
Bei konkreten kommunalen Kooperationsvorhaben zu definierten Einzelthemen ist sind Digitalisierung und IT immer als Werkzeuge zur konkreten Ausgestaltung einer gemeinsamen Aufgabenerfüllung mit zu betrachten. Den Rahmen dafür kann die Entwicklung eines „Gemeinsamen Technischen Umsetzungsplans IT“ zur Beschreibung der technischen und organisatorischen Ausgestaltung bilden. Dieser Plan bildet dann auch Grundlage für die konkrete technische Entwicklung bzw. Einrichtung von Softwarelösungen und Zugangsberechtigungen sowie die Organisation gemeinsamer Schulungen und Beschaffungen und vieles mehr.
Erfahrungen aus bestehenden Kooperationen zeigen, dass die informationstechnische Umsetzung meist durch externe Dienstleister erfolgt. Je komplexer hierbei die eigentliche interkommunale Zusammenarbeit konstruiert wird und je höher in Folge auch die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen an das „gemeinsame Arbeiten“ werden (umfangreiche Quer- und Gegenmandatierungen mit Fernzugriffsmöglichkeiten gegenüber einer „einfachen“ Übernahme einer Aufgabe durch einen Partner usw.), desto mehr erhöhen sich dabei auch die Kosten und die Komplexität für die notwendigen IT-Lösungen.
Um gemeinschaftliche Arbeitsansätze zu ermöglichen und auszubauen, ist eine Vereinheitlichung sowohl von grundlegenden Komponenten wie dem Dokumentenmanagementsystem als auch von Fachanwendungen zwischen den Partnern im Verbund sinnvoll und mitunter unabdingbar.
Interkommunales Digitalisierungskonzept
Gerade beim Aufbau neuer Kooperationsräumen mit zunächst eher strategischen Kooperationszielen hängt die Entwicklung eines „Interkommunalen Digitalisierungskonzeptes“ eng mit der Definition von Leitbildern sowie räumlichen und inhaltlichen Entwicklungskonzepten des Gemeindegebiets und der Gemeindeverwaltung zusammen.
Der lokale Umgang mit der digitalen Transformation wird dabei Teil einer Identifizierung von übergeordneten (regionalen) Handlungsfeldern und wird dadurch von einem Werkzeug zur konkreten Aufgabenerfüllung zu einem für sich alleinstehenden strategischen Ziel. Ein eigenständiges „Interkommunales Digitalisierungskonzepts“ entsteht dabei auf Basis bestehender Konzepte und digitalen Agenden der an der IKZ beteiligten Städte und Gemeinden.
Bei der Erarbeitung ist die Einbeziehung von Digitalnavigatoren der Städte oder Gemeinden- soweit vorhanden – und bei Bedarf auch von externen Dienstleistern zielführend. Das Konzept beinhaltet dabei die Formulierung gemeinsamer Ziele und möglicherweise ebenso bereits Umsetzungsschritte zur Schaffung einer gemeinsamen interkommunalen IT-Landschaft als Voraussetzung für eine nachfolgende erfolgreiche Zusammenarbeit.
Themen hierfür können unter anderem sein:
- Analyse der Ist-Situation im IT-Bereich und im Bereich „Digitalisierung“ im IKZ-Verbundraum,
- Definition gemeinsamer notwendiger formaler, inhaltlicher und digitaler Schnittstellen, Aufgaben- und Problembereiche,
- Zukünftige enge Abstimmung bei der Auswahl, Anschaffung und dem Betrieb von notwendigen Fachanwendungen und weiterer Software im Back-Office-Bereich,
- Zukünftige enge Abstimmung bei der Auswahl, Anschaffung und dem Betrieb von notwendigen Online-Antragsassistenten,
- IT-Betreuung über gemeinsames Personal oder Dritte,
- Beschaffung von Hardware und Peripheriegeräten,
- Ausschreibung oder Anstellung von Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit (BfIS),
- Entwicklung oder Anpassung von weiteren digitalen Werkzeugen und Instrumenten wie z. B. Bürger-Apps und oder Ratsinformationssysteme.
IKZ-Beispiele aus Sachsen im Bereich Digitalisierung
Als ein großes interkommunales Vorhaben wurde in Sachsen im Jahr 2004 der IT Zweckverband KISA mit mittlerweile mehr als 275 Mitgliedern gegründet.
Weitere interkommunale Kooperationen zwischen Städten und Gemeinden in Sachsen bestehen in konkreten Aufgabenfeldern wie z. B. der gemeinsamen Finanzierung von IT-Personal oder der Abstimmung der Nutzung von Fachanwendungen und gemeinsamen Online-Antragssystemen zur Ermöglichung einer späteren vertieften Zusammenarbeit in einzelnen Themenbereichen.
In den Verbundräumen „Partheland“ und „Wurzener Land“, aber auch im Rahmen des mittelzentralen Städteverbundes Göltzschtal sind Fragen einer gemeinsamen Digitalisierung von Anfang an strategisch mit betrachtet worden.
Die Städte und Gemeinden Arnsdorf, Ottendorf-Okrilla, Radeberg und Wachau haben bereits die Erarbeitung eines interkommunalen Leitbildes im Rahmen eines Handlungskonzeptes bei der Gründung des IKZ-Verbundraums „Rödertal“ beschlossen, welche auch die Betrachtung einer zukünftig verstärkten Zusammenarbeit im Bereich Digitalisierung über ein interkommunales Digitalisierungskonzept beinhaltet.