Vorbereitung: Wie können wir eine Veranstaltung an zwei Orten gleichzeitig durchführen und einen fachlichen Mehrwert für alle schaffen?
Zunächst sind wir in eine sorgfältige Planungsphase gestartet und haben uns sehr gefreut, dass unsere Navigatoren Kai Schwarzenberger aus Limbach-Oberfrohna und Ulla Schmidt aus Großenhain sich als Gastgeber bereit erklärt haben, uns in Ihren Städten zu begrüßen.
Für uns hieß es dann wie bei jedem Event eine konkrete Zielsetzung für den Tag festzulegen, die Agenda zu definieren, die Teilnehmer einzuladen und für einen guten Ablauf zu sorgen.
Bewegt hat uns zu Beginn die Frage, wie wir trotz der räumlichen Trennung einen einheitlichen Rahmen und eine Verbindung der beiden Veranstaltungen ermöglichen können. Deshalb haben wir eine Live-Schalte zwischen beiden Orten geplant, um auch einen Blick in die Inhalte der jeweils anderen Veranstaltung zu schaffen.
Auch in der inhaltlichen Ausgestaltung gab es eine kleine Herausforderung. Der Wunsch nach viel Zeit fürs Kennenlernen und Vernetzen und gleichzeitig tiefen fachlichen Diskussionen erfordert ein gutes Ausbalancieren der Agenda.
Wir haben vor dem Termin über ein Conceptboard konkrete Fragestellungen von den Teilnehmern eingesammelt. Dadurch hatten wir ein gutes Bild für den inhaltlichen Aufbau und die Erwartungen an den Termin. Es wurde schnell deutlich, dass viele sehr unterschiedliche Themen eingereicht wurden, die an einem einem Tag nicht abschließend geklärt werden können. Ein Thema, welches für alle Priorität hatte waren die EfA-Leistungen. Wir planten dafür einen Vortrag von Jörg Neumann, dem IT-Referenten des SSG ein.
Für alle anderen Themen haben wir uns entschieden ein kleines Barcamp durchzuführen. Die Teilnehmer sollten selbst darüber entscheiden, in welche fachlichen Inhalte des Tages sie sich einbringen möchten und zu welchen Themen konkrete Ergebnisse erarbeitet werden sollen.
Interessiertes Kennenlernen und produktive Gespräche
Für den Veranstaltungstag hat sich unser Digital-Lotsen Team aufgeteilt. Für uns Digital-Lotsen hieß es den Verantaltungsort rechtzeitig zu erreichen, Materialien aufbauen und einen Technik – Check machen. Nach einer kleinen Ankommens-Phase und Begrüßung der Teilnehmer sowie ausreichend Kaffee und Kaltgetränken, sind wir in den Tag gestartet.
Die Digital-Navigatoren und -Multiplikatoren haben sich kurz vorgestellt und berichtet, welche Themen sie gerade arbeiten und ihre Erwartungen an den Tag formuliert. Anschließend startete das kleine Barcamp.
Der Themensammlung folgte die Vorstellung der Themen und die Teilnehmer haben entschieden, in welche Themen bearbeitet werden sollen und wo sich jeder einbringen kann. Die Diskussion in Gruppen war sehr engagiert, konkret und ergebnisorientiert - auch wenn die Zeit - wie so oft - die Leitplanke war, die den Rahmen bildete. Abschließend wurden die Ergebnisse der anderen Gruppe vorgestellt.
Es war eine sehr kollaborative Atmosphäre, die den konkreten Austausch beförderte und auf jeden Fall "Lust auf mehr" machte.
Die Ergebnisse schufen ein lebendiges Bild von den Herausforderungen und Beispielen zu den ausgewählten Themen Ratsinformationssystem, Dokumentenmanagement und ePayBL.
Es darf auch mal was schief gehen ...
Das "digital" nicht immer einfach ist, kann man auch bei bester Vorbereitung spüren. Den geplanten Vortrag zu EfA-Leistungen mussten wir leider ausfallen lassen, da im SSG jegliche Internetverbindung ausgefallen war. Die frei gewordene Zeit konnten wir an beiden Veranstaltungsorte aber gut nutzen, um weitere inhaltliche Fragen der Teilnehmer zu diskutieren.
In Limbach-Oberfrohna nutzten die Teilnehmer die Zeit, um sich intensiver zu ePayBL auszutauschen. In Großenhain wurde das Thema „digitales Amtsblatt“ besprochen. Matthias Martin hat sponten einen kleinen Impulsvortrag zu den rechtlichen Bestimmungen gehalten und anschließend wurden Fragen zur praktikschen Umsetzung erörtert.
Der Vortrag zu den EfA-Leistungen wird am 07.12.2023 in der Digital-Lotsen Sprechstunde nachgeholt. Hier geht es zur Onlinesprechstunde.
Vielen Dank an die Gastgeber und die Teilnehmer
Wir bedanken uns bei den Organisatoren in Großenhain und Limbach-Oberfrohna für tollen Veranstaltungsräume mit sehr guter Ausstattung und herzlicher Atmosphäre. Wir sind überzeugt, dass diese excelenten Rahmenbedingungen Grundlage dafür waren, dass alle Teilnehmer schnell in Kontakt kommen und einen guten Tag verleben konnten. Die bereitgestellten Erfrischungen und Snacks waren nicht nur lecker, sondern dienten auch als Katalysator für entspannte und authentische Gespräche.
Gerade die Netzwerktreffen leben davon, dass sich die Teilnehmenden offen begegnen und bereit sind, aus ihren Erfahrungen zu berichten. Von Beginn an war diese Offenheit, das Engagement und das Brennen für die Aufgabe spürbar und zeigt, wieviel Bedarf an Austausch vorhanden ist. Der vertrauensvolle Umgang miteinander ist keine Selbstverständlichkeit! Für Digital-Lotsen ist es ein starkes Zeichen, dass das Digital-Lotsen-Programm und die Etablierung von Digital-Navigatoren und Digital-Multiplikatoren in den Kommunen ankommt, die Menschen erreicht und Wirkung entfaltet.
Ein Muss: Die Feedback-Runde zum Abschluss
Es war unser erstes regionales Netzwerktreffen! Gerade unter dem Aspekt, ob und wie zukünftige regionale Netzwerktreffen wiederholt werden sollten, waren wir sehr gespannt auf das Feedback.
An beiden Orten durften wir ein sehr positives Feedback mitnehmen! Feedback - der Applaus für die Trainer - die Digital-Lotsen und der Ansporn für die weitere Arbeit! Die Teilnehmer haben geäußert, dass das Treffen ihnen für konkrete Probleme, Ideen und neue Perspektiven aufgezeigt hat. Besonders positiv wurde auch die Offenheit in Gesprächen bewertet. Es sind konkrete Verbindungen zwischen Teilnehmern entstanden, die sich bisher nicht intensiv ausgetauscht haben. Viele Fragen konnten im Dialog geklärt werden. Bei nunmehr 16 Kursen kennen sich die wenigsten Teilnehmer persönlich. Diese regionalen Netzwerktreffen sind offenbar ein Baustein, der genau diese Vernetzung über die Basis-Befähigungs-Kurse hinaus in den Regionen befördern kann.
Uns hat besonders gefreut zu hören, dass der Tag viele Digital-Navigatoren und -Multiplikatoren motiviert hat, anstehende Themen der Digitalisierung in ihren Kommunen anzugehen.
Als Verbesserungswunsch wurde geäußert, noch tiefer in fachliche Themen einsteigen zu können. Das haben wir uns als Digital-Lotsen-Aufgabe mitgenommen. Erste Ideen sind beim Aufräumen der Räume und beim Online-Austausch mit den Lotsen des anderen Ortes bereits festgehalten worden.
Wir Digital-Lotsen-Sachsen haben den Tag mit einem großen Lächeln beenden können. Die Premiere ist gelungen! Organisatorisch hat das Meiste prima funktioniert. Es haben sich neue Türen zur Zusammenarbeit zwischen den Navigatoren aufgetan, was nicht zuletzt durch das vielschichtige Engagement befördert wurde.
Wir danken allen Digital-Navigatoren und Digital-Multiplikatoren für die Arbeit in Gemeinden, Städten und Landkreisen und freuen uns sehr auf das nächste Regionale Netzwerktreffen am 15. Mai 2024.